對於餐飲業者而言，隨著生意逐漸穩定，開始以直營方式展店後，營運管理的難度不再只是「瑣事變多」，而是從最核心的管理結構產生變化。原本在單一門店時，可以即時溝通、快速調整人力，但在加入多店經營後，跨門店、跨層級、跨崗位的協作問題將會是一大挑戰。
在這種情況下，「排班」不單單只是把格子填滿、把人力放在缺口上，而是影響到人員調度、工時認定、責任歸屬等。許多餐飲品牌在展店初期，仍持續選擇使用 Excel 排班，雖說是習以為常，短期內也許能維持運作，但長期下來許多問題也將一一浮現。
FREONE 將透過本篇文章，從多店與連鎖餐飲品牌的實務角度出發，整理仍以 Excel 進行排班與調度時，最常出現的三個管理盲點，並說明為何在品牌規模擴大後，排班流程需要同步進行制度化調整！
同時經營一間店以上，為何更該重視排班？
人員結構變得更複雜
在多店經營模式下，人員結構不再單純由固定班底組成。正職、兼職、計時人員與支援人力共存，跨店支援也逐漸成為常態。人員的隸屬關係與實際工作地點，開始動態調整，讓排班與工時管理的複雜度大幅提昇。當人員不再只在單一門店出勤，工時紀錄與實際工作狀況之間的落差，也更容易在不同門市之間產生。
排班與調度不再由同一個人完成
隨著組織規模擴大，排班流程通常會出現分工，例如：總部負責制定排班規則與人力配置方向，分店則依照現場狀況進行實際調整。這樣的分工本身並沒有問題，但若缺乏一致的制度與工具輔助，認知與紀錄便容易開始分散。當不同角色各自維護自己的班表或調度紀錄時，總部與分店之間、值班主管與員工之間，對同一段工時的理解，就會出現落差。
工時異動頻率明顯提高
多店經營下，工時異動不再是偶發事件，而是餐廳維持日常經營的一部分。臨時調班、加班與減班、因應營運高峰期間的支援安排，都會讓原本班表的工時持續被調整。當這些異動缺乏一致的紀錄與確認流程時，排班資料與實際工時之間的差距，便不再是三言兩語可以理得清。
用 Excel 排班的三個管理盲點
盲點一：資料分散，無法形成一致視角
在多店情境之中，每間分店各自管理自己的 Excel 班表，似乎是最直觀的做法。然而，當排班資料分散在不同檔案中，總部便 難以即時掌握整體人力狀況，也難以快速回溯跨店調度的歷程。一旦需要盤點人力使用情況或回應外部稽核時，整理大量的資料就成為額外負擔。
盲點二：調度人力缺乏明確的工時認定
跨店支援或班表臨時異動時，常仰賴訊息或口頭說明進行協調，這樣的方式在當下或許能完成溝通，但事後往往難以還原調整的背景與認定結果。當工時是否成立、加班是否被同意，缺乏正式的核實紀錄時，在遇到勞資爭議時，便難以作為有效依據。
盲點三：責任界線逐漸模糊
當工時認知出現差異時，若缺乏制度化流程，很難判斷問題出在排班安排、現場溝通，或制度本身。責任界線一旦模糊，後續的調整與改善，也容易停留在個別經驗修正，這樣的狀況，對持續展店的餐飲品牌而言，無疑會隨著營業規模擴大，而徒增管理成本。
從降低工時爭議與勞檢風險開始，將排班制度化
在多店經營下，工時異動通常發生於跨店支援、非原班表加班，或臨時被調回上班等情境。若這些異動未能在當下完成核實與認定，進入勞檢或爭議處理階段時，往往只能依賴對公司較不利的認定方式，進而增加不必要的勞資糾紛和罰鍰。
隨著餐飲品牌規模擴大，「排班」的成為會影響營運重要性的項目。它成為營運數據的一部分，影響人力配置與成本評估；同時也是人資管理的基礎，連帶影響到工時與勞務認定；更是合規風險的第一道防線。排班流程是否能更有效率、人力調度是否具備清楚的認定與紀錄，會直接影響後續的管理成本與風險控管能力。
經營連鎖餐飲品牌，排班流程需要具備哪些條件？
簡單來說，排班流程需要能回應實際營運的複雜度，工時異動應能被即時記錄，調度結果需具備清楚的角色與時間點，讓每一次變動都有跡可循！同時，員工與主管能完成雙向確認，確保工時認定在發生當下即被釐清。
對總部而言，能夠回溯並檢視整體狀況，成為制度是否有效運作的關鍵。透過設計排班 SOP 的規則，有助於將分散且毫無章法的的人力調度行為，轉變為一致且可管理的制度。而在多店排班情境中，FREONE AI 線上排班系統 所扮演的角色，正是協助品牌 將分店實務操作與總部管理需求連結起來，讓工時調整與認定能在同一套流程中完成，降低因資訊分散而產生的管理落差，同時也減少因工時認定所帶來的勞資糾紛。
FREONE ideas insight
當餐飲品牌進入多店或連鎖經營階段，排班已不再只是現場管理工具，更是影響營運穩定性與風險控管的重要關鍵。延續既有的 Excel 排班方式並非不可行，但若未同步考慮到「人力調度」的制度，管理盲點便容易在規模擴大後出現，成為展店的絆腳石。
及早檢視排班流程是否能回應多店經營的實際需求，讓工時異動具備清楚的認定與紀錄，有助於餐飲品牌在擴展的過程中，維持一致且可控的管理基礎！現在起，導入 FREONE AI 線上排班系統，將多店排班與人力調度納入制度化流程中，讓每一次工時調整，都能在有雙向認定的情況下被清楚記錄，降低在勞檢與工時爭議所帶來的營運風險。
延伸閱讀：用 Excel 排班為什麼在勞檢時還會被罰錢？餐飲業、服務業最常忽略的工時風險！
餐飲科技賦能小幫手 – FREONE AI 智能線上排班系統 ✨
還在用 Excel 和 LINE 管理正職夥伴與兼職員工的排班嗎？當人力調度越來越複雜，光靠人工彙整與訊息來回，不僅容易出錯，還會增加現場壓力😫
FREONE 正式推出 AI 線上排班系統，針對餐飲服務業常見的人力管理痛點，從蒐集給休與排班意願、自動工時與規範的合規提醒、AI 智能生成班表到現場營運調度，提供一站式人力資源調度解決方案，讓排班調度流程不再零散！
- 幫助 排班經理 輕鬆又有效率的完成每月 / 每週班表
- 讓 值班經理 在餐飲現場即時調度人力，工時有憑有據！
👉 立即開通 FREONE AI 線上排班系統：https://freone.com/contact/
