不少餐飲業、服務業老闆在收到勞檢裁罰時，最直接的反應往往是困惑甚至委屈。明明班表有參考夥伴意願安排，員工上下班也有打卡紀錄，臨時加班或早退亦透過 Excel 或紙本留下調整紀錄，卻仍可能在勞檢時被認定存在違規的事實，最終面臨裁罰結案。
更讓人想像不到的是，勞資糾紛並非只發生在規模較小、制度尚未成熟的品牌，反而在已建立完整營運流程與管理制度的餐廳與服務業者中，同樣時有所聞。相關問題多半發生於營運看似正常的狀態下，卻在勞檢或後續爭議過程中被放大檢視，進而成為經營者難以預期的潛在風險來源。
但是，問題真的出在使用 Excel 或紙本來管理排班與人力調度的結果嗎？從實務案例來看，爭議的關鍵在 工時異動後，缺乏即時且可被查證的雙向認定流程，導致員工與主管對實際工時的理解產生落差。
因此，FREONE 將透過本篇文章，結合餐飲實例與營運現場的觀察，整理餐飲業與服務業在工時管理上最容易被忽略的地方，同時說明 為何即使已具備排班制度，仍可能面臨合規風險，以及如何 透過更妥善的工時認定，減少因被罰款而帶來的營運壓力！
有排班、有打卡，為何在勞檢時仍站不住腳？
先來看看一個由餐廳集團分享的真實案例。該餐飲集團於近期接受勞檢，其中一間分店因「員工與公司對實際工時的認定不一致」而遭裁罰。在查核過程中，該店雖能提供排班資料與打卡紀錄，卻無法提出員工與主管雙方已完成核實的工時認定證據，導致勞檢單位僅能以打卡時間作為主要認定依據。
在缺乏加班成立說明、臨時工時異動認定紀錄，以及雙向確認的情況下，相關工時被視為未具備完整認定條件。最終，該案件依勞檢判定結果進行裁罰並結案。而從實務觀察來看，這類狀況並非個案，在餐飲業與服務業中可以說是層出不窮，且特別容易發生於工時異動頻繁、未建立雙向核實流程的營運場景中。
問題不在怎麼排班，而是如何證明工時成立！
多數餐飲店家會下意識地把焦點放在「有沒有排班」、「有沒有打卡」，但在勞檢與勞資爭議的實務判定中，這兩件事只是最基本的資料，無法證明真正的工時！舉例來說，用 Excel 排好班的本質是事前安排，這僅能代表原本預計的上下班時間；而打卡紀錄則只是刷卡行為的紀錄，並不等於這段時間的工時已被雙方認定成立。
勞檢單位真正在意的是，真正的上班工時在有變動的當下，是否經過員工與主管的共同確認，且是否能清楚舉證「這並非單方面的認知」？一旦缺少「雙向認定」，班表與打卡記錄，其實很容易被視為資方片面的說詞，在有爭議的情境下，確實較難以被採信。
用 Excel 或紙本排班，最常遇到的勞檢挑戰
- 只有紀錄，沒有「雙向」核實：Excel 和紙本只是單向紀錄工具，它可以記錄怎麼排、怎麼改，卻無法證明員工是否在當下知情並同意這個安排。只要員工與主管對實際上班狀況的理解出現落差，用 Excel 或紙本幾乎無法證明誰是誰非。
- 可以修改，但無法還原「當下」：很多老闆會說 Excel 和紙本能將資料保留完整，但在勞檢實務上，在意的並非是現在看到的檔案資料，反而是事情發生當下的狀態。什麼時候改班、為什麼改、改之前與改之後是否被雙方確認等重要資訊，完全無法從 Excel 和紙本中交代清楚。
- 一旦有狀況，責任回到「人」：當沒有將認定工時流程制度化，最後只能靠店長、主管或人資出面說明與補齊資料。不過，在勞檢判定上，這類事後補充的說法，通常都對公司較為不利。
常見的勞資糾紛是：對工時認知不同
在餐飲業與服務業現場，工時認知不同的情況其實非常常見。臨時加班、提早打卡、延後下班、支援其他分店、休假被臨時叫回來上班等，諸如此類的狀況每天都在發生。當然，這些情況並非是問題本身，被罰款的主因幾乎是 有沒有雙向核實認定。如果在調度工時後沒有雙向確認，事後只要其中一方提出不同的說法，就會變成爭議的起點。
調度的真正價值：雙向核實
很多店家一開始會誤以為，人力調度通知功能 只是用來取代 LINE 或簡訊通知。而回歸到實務面來說，修改工時異動的真正意義，不在是否通知員工，而在於是否建立了一個 有效的雙向核實流程。
工時雙向確認的核心，是讓確認結果可以被記錄、在勞資雙方有糾紛時可作為依據。當班表或上班時數發生變動時，如果能讓員工與主管雙向確認，並將確認結果納入制度紀錄中，相關的勞資風險便能在源頭被控管，不必等到有糾紛時才進行補救或說明。
真的能推動雙向核實嗎？用數據說話！
根據 FREONE 的實際數據，在 Manager App 推出人力調度功能後，有使用的店家回覆率已超過 50%，以一個全新流程來說，初期就能有超過一半的實際回覆率，已經是相當不錯的成效！回過頭來，這也說明了一件事：若將工時認定流程設計清楚且具備明確目的，員工的配合度也隨之提升。
把核實認定變成下班後的待辦，效率比用 LINE 更好
FREONE 實際觀察導入狀況良好的店家，工時核實 認定早已成為營運流程的一部分。只要有加班、減班或臨時異動，店長或值班主管會直接在系統調度，讓員工同步完成確認。不少店長回饋，比起過去用紙本簽名記錄，或是在 LINE 群裡反覆確認，這樣的流程反而更有效率，也不需要擔心日後各說各話。
幫老闆與人資，擋掉潛在的勞資糾紛
透過系統化雙向工時核實，對總部人資與老闆來說一定特別有感！因為只要每完成一次工時核實認定，就是在幫公司降低一次潛在違規風險。也因此，許多餐飲業開始從過去的耳麥通知、紙本修改，轉變為使用 FREONE Manager App 進行工時認定，把所有的工時異動通通記錄！
罰單至少兩萬＝整家店白忙一週
回到先前的案例，該餐飲集團也分享了收到罰單的經驗。因為工時認定帶來的勞檢罰單金額通常從 2 萬元起跳，若以餐飲業常見的淨利率換算，收到一張罰單等於整家店辛苦工作一個禮拜的淨利總和，真的是不必要的損失！
FREONE ideas insight
用 Excel 或紙本排班＋人力調度，仍存在許多容易被忽略的勞資風險
在尚未發生勞資糾紛或勞檢事件之前，持續使用 Excel 或紙本進行排班，並搭配 LINE 等通訊工具進行日常溝通，當然還是可以維持基本營運需求，也不一定會立即產生問題。然而，當工時異動缺乏雙向核實與正式認定紀錄時，相關風險便如滾雪球般開始累積…. 當然，這些風險最終多半由店家承擔。
一旦進入勞檢或爭議處理階段，只要缺乏雙方確認的工時資料，作為有效依據使用時，就可能因認定資料不足，而承擔額外的裁罰，徒增營運成本。對經營者而言，持續使用傳統的方式排班和調度，換來的只是更大的風險，對於公司的保障也相對有限。
不要在「收到罰單」時，才開始檢討現有的排班和調度流程；現在起，導入具備雙向核實與工時認定的 FREONE AI 線上排班系統，有助於提前降低營運與合規風險、減少勞資糾紛！
延伸閱讀：《餐飲排班完整指南：從人力配置、工時合規到現場營運，一次搞懂》
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